先日、「メールの添付ファイル」で日程調整のためのメールの添付ファイルのことに触れて、それは手がかかるのではないかと書きました。それでは、メールで調整というのでなければ、どのようにすればよいでしょうか。

私は「調整さん」

http://chouseisan.com/schedule

というサイトを使わせてもらっています。

研究者は自らのスケジュールで行動している人が多いので、定期的な会合予定はともかく、不規則に発生する会合のための都合を合わせるのは一苦労です。大学では学位論文の審査を行うときの審査員の日程調整がたいへんです。われわれのところでは、5名以上の教員によって審査会を開きます。ほとんどはおなじ大学のおなじ研究科に所属する教員なのですが、それでも都合のつく時間帯はまちまちです。出張で不在、といったこともあります。

組織に導入されているグループウェアで日程調整ができることもあるでしょうが、グループウェアでは私的な呑み会の調整はできないでしょう。「調整さん」以外にも、同様のサービスがあるのではないかと思いますが、これは無償で提供されていてなかなか便利です。

メールの添付ファイルで日程調整をするときには、幹事役の都合のつく時間帯を候補日時として、各メンバーから都合のよいところをマークしたファイルを返送してもらうということになります。このやり方では、メンバーはふつう、他の人の都合は見ないままに回答するでしょう。しかし、「調整さん」のサイトでは、メンバー全員の回答の様子が分かりますので、他の用務と重複するようなときにも、自分の予定の変更に努力するといったことが期待できます。そこにはメンバー相互の関係(?)によるところがあるかも知れません。その意味では、けっこう、人間味のある日程調整ということになるでしょうか。

実際の利用法は上記のサイトで確かめていただきたいと思います。もちろん、セキュリティに深く関わりがあるような場合には適していません。日程調整の段階では、会合の詳細や、メンバーが特定されないように注意すれば済むことですが、気になる方もあるでしょう。このように、どのようなときにも使えるというわけではないのですが、幹事役はもちろん、メンバーも登録する必要がないという、こうしたツールの方が、利用者をガチガチに決めたシステムより簡便だといえます。