計算機科学の分野では「アーキテクチャ」というと、直ちに Computer Architecture を思い浮かべます。もちろん、「アーキテクチャ」はそれ以前から建築学で使われている用語です。しかし、このことばはさらにより広い分野、たとえば社会思想の分野でも使われていることを知りました。日本学術会議の審議について、会員のある方との立ち話でこのことばを教わりました。その概念を正確に表すことができないのですが、「組織の構成員が自発的に議論に参画できるようにすることにより、一部の構成員からなる委員会審議よりも本質的な審議をすることができるのではないか」いうことで、審議の構造に関することをこの「アーキテクチャ」ということばで表現してみたのです。もとより、ここでは「アーキテクチャ」の用語を議論しようというのではありません。以下は、新たな「審議のアーキテクチャ」の提案です。

日本学術会議の第165回総会が10月2日〜3日に開かれました。会員210名が参加する半年に1回行われる総会です。自由討議のときに、学術会議の会員・連携会員の約2,200名が利用できるWEB掲示板についての話題を提供しました。この掲示板は1年ほど前から使われています。WEB掲示板には委員会等の委員に閉じたフォーラムと会員等に全面的に公開されているフォーラムがあります。それぞれのフォーラムには、話題ごとに意見交換をするトピックを設定することができるようになっています。記事の掲載はすべて実名で行います。総会で提供した話題というのは次のようなものです。

　日本学術会議は行政機関ではありません。また、特定業務を目的とした独法でもありません。科学者コミュニティを代表する会員が政府から独立して議論できる場です。

会務を円滑に行うために委員会や分科会を置き、幹事会が総会を代理して学術会議の意思を決定する仕組みですが、会員が同等の立場であることから、委員会等での決定は最大限尊重することが慣行となっているといえます。そこには、陳情や利益誘導は忌避すべき活動だといえるでしょう。

こうした学術会議の構成員のあり方を基礎に、会員・連携会員が同等の立場で、委員会等への所属や役職とは無関係に自由に意見を交換して議論することができるように掲示板 SCJ Member Forum を設置しました。また、最近の会員が多忙で会議のために参集することが難しいことも一つの要因だったといえるでしょう。

運用を始めて、1年以上経つのですが、その利用は、必ずしも本来の目的にあったものとはなっていないように思われます。

会員の方々と、掲示板の利用に関してその実績とその活用についての意見交換をしたいと思います。

日本学術会議の会員210名は、人文・社会科学、生命科学、理学・工学という3つの部に分かれて所属しますが、学術の専門分野ごとの振興を図る活動とともに、分野を越えて学術の総体に関わる活動を行うことが職務だといえます。分野別に30の委員会がありますが、それらの下に総計300を越える分科会が設置されています。これらの委員会や分科会は、それぞれの専門分野の委員で構成されているのですが、学術全体に関わる委員会には、各部から委員を選んでいます。会員以外に、2,000名弱の連携会員も参加します。

このような形で行われている委員会の「審議のアーキテクチャ」は、従来の伝統的な会務運営に基づくものですが、果たして、一定数(30名以下)の委員から構成する委員だけで会員の意見を十分に代表できているのでしょうか。決して、委員の方々を批判しているわけではありません。委員を務める方々の代表性の課題の解消とその方の周囲の方々の意見を集約するという負担の軽減という観点からの提案です。学術会議は、会員が同等に意見を述べることのできる組織であり、行政機関のように役職によって構造化されているわけではなく、会務を処理する会長、副会長、部の役員に辞令が出ているわけでもありません。

実際、すでに公表された審議結果の表出に関しても、会員等からのさらなる意見も出されます。委員だけで広く会員の意見を代表するのが難しい場合もあるでしょう。こういうことに対して、新たな審議の形態、すなわち「アーキテクチャ」があるのではないでしょうか。たとえば、このところ話題になっている「学術の公正性」といった議論を行うには、選ばれた少数の「委員」だけではなく、会員等が同じ立場でWEB掲示板で意見を交わす形で審議を行うのがよいのではないかと思います。

このような審議の形態は、構成員が同等に意見を述べあうことを基本とする組織に特徴的なものだといえるでしょう。政府等の委員会で「有識者」として研究者が委員を務める場合とは状況が違います。従来の「委員会」を構成するには多数に過ぎる会員組織における審議を実質的に行うために、WEB掲示板という手段による新たな「審議のアーキテクチャ」を考えてはどうでしょうか。もちろん、掲示板だけでなく、Facebook等の可能性もあるでしょう。

上にあげた学術会議総会での話題提供は、本来ならば、WEB掲示板で行いたいと思ったのですが、なにしろ、そういう議論を掲示板で交わす状況にないので、会員の方々の(半数ほどが出席している場で)意見を聞いたのです。その反応や結果についてはご想像に委ねますが、「審議のアーキテクチャ」という観点を得たことは収穫だと思っています。

先日、「メールの添付ファイル」で日程調整のためのメールの添付ファイルのことに触れて、それは手がかかるのではないかと書きました。それでは、メールで調整というのでなければ、どのようにすればよいでしょうか。

私は「調整さん」

http://chouseisan.com/schedule

というサイトを使わせてもらっています。

研究者は自らのスケジュールで行動している人が多いので、定期的な会合予定はともかく、不規則に発生する会合のための都合を合わせるのは一苦労です。大学では学位論文の審査を行うときの審査員の日程調整がたいへんです。われわれのところでは、5名以上の教員によって審査会を開きます。ほとんどはおなじ大学のおなじ研究科に所属する教員なのですが、それでも都合のつく時間帯はまちまちです。出張で不在、といったこともあります。

組織に導入されているグループウェアで日程調整ができることもあるでしょうが、グループウェアでは私的な呑み会の調整はできないでしょう。「調整さん」以外にも、同様のサービスがあるのではないかと思いますが、これは無償で提供されていてなかなか便利です。

メールの添付ファイルで日程調整をするときには、幹事役の都合のつく時間帯を候補日時として、各メンバーから都合のよいところをマークしたファイルを返送してもらうということになります。このやり方では、メンバーはふつう、他の人の都合は見ないままに回答するでしょう。しかし、「調整さん」のサイトでは、メンバー全員の回答の様子が分かりますので、他の用務と重複するようなときにも、自分の予定の変更に努力するといったことが期待できます。そこにはメンバー相互の関係(?)によるところがあるかも知れません。その意味では、けっこう、人間味のある日程調整ということになるでしょうか。

実際の利用法は上記のサイトで確かめていただきたいと思います。もちろん、セキュリティに深く関わりがあるような場合には適していません。日程調整の段階では、会合の詳細や、メンバーが特定されないように注意すれば済むことですが、気になる方もあるでしょう。このように、どのようなときにも使えるというわけではないのですが、幹事役はもちろん、メンバーも登録する必要がないという、こうしたツールの方が、利用者をガチガチに決めたシステムより簡便だといえます。

ものごとを決める議論の中で、効率的で効果的な方策を提案したときにも、それが窮屈だと、その規制や制約を緩和する方向の意見が出ます。ひとたび、そのような意見が出ると、結論がその方向に進みがちになるということは往々にして経験します。

しかし、一方で、2009年1月12日から施行された米国の入国制度ESTAの手続きには、少々、驚きました。日本の外務省も

http://www.mofa.go.jp/mofaJ/toko/passport/us_esta.html

で案内しています。Electronic System for Travel Authorization (電子渡航認証システム) というのですから、そうかと思えるところもあるのですが、なにしろ、専用のWebサイトからしか申請できないというのです。紙媒体の申請はもちろんのこと、大使館等の窓口で申請するということさえ排除しています。

ここには、情報力格差(ディジタルデバイド)への配慮といった観点は見られません。なるほど、こういった決定もあるのか、と思ったものです。これは、規制というわけではありませんが、より広い可能性は排除して、一つの方向づけに強制してしまった例でしょう。これを「緩和」するところは、手数料収入を得て代行するという民間のサービスに委ねたというわけです。

最近では、わが国でも(参加費が無料の)シンポジウムなどでは、Webを通じてのみ受け付けるという例も増えたように思いますが、それも「無料」だからかもしれません。今日、1件、申込みをしました。

このように、情報技術によって効率的な方法をとろうとすると、それ以外の可能性を制約してしまうことは往々にして起こります。そして、こうしたシステムを導入しようという議論になると、「従来型の」FAXや文書でも受け付けることにすべきだ、という緩和策が出てくるのです。結局のところ、新しい試みは従来型のものと併用することになって、かえって手間がかかるということにもなりかねません。痛し痒しといったところです。

もちろん、情報力格差への配慮は必要ですが、対象とする人たちの範囲が特定できるようなシステムでは、うまく合意形成をして効率的な方式をとるようにすることもできるでしょう。また、非常に難しいことでしょうが、一般利用者向けの情報システムでも、そのアキレス腱ともいえる「従来型との併用」システムの解決策を考える時期にきているのではないでしょうか。「規制緩和」が「正論」ではあるのですが、どこかで「規制する」ということも必要ではないかと思います。

最近、ファイルが添付されて届くメールが多くなっているような気がしています。どの程度か調べてみました。10年少し前から、やりとりしたメールを保存していますので、それを使いました。メールアドレスは仕事用のもので、もちろんのこと、スパムメールは除いています。

まず、送受信メールの状況は、以下のようでした。2006年まで単調に増加していますが、2007年から少し減り気味です。振り返ってみても、2004年から2006年までは仕事の面でやりとりが多かったと思います。

最近は全メール数に占める発信・返信の比率は20%強といったところです。もちろん、自らが発信するメールもありますので、メールを受け取ってから、求められている返信をしたもの、あるいは求められていなくても返事したものというのは5通に1つはないといえます。普通、そのようなものでしょうか。

年	メール数	発信数	比率
1999	6074	1573	0.26
2000	8005	2082	0.26
2001	8550	2214	0.26
2002	11217	2958	0.26
2003	12452	3717	0.30
2004	14522	3873	0.27
2005	15845	3568	0.23
2006	20725	4356	0.21
2007	14437	2975	0.21
2008	13526	3014	0.22
2009	12120	2667	0.22

一方、ファイルを添付したメールの数は以下のようでした。

年	メール数	添付メール数	比率
1999	6074	89	0.01
2000	8005	317	0.04
2001	8550	687	0.08
2002	11217	996	0.09
2003	12452	1539	0.12
2004	14522	2320	0.16
2005	15845	2384	0.15
2006	20725	2546	0.12
2007	14437	1795	0.12
2008	13526	1915	0.14
2009	12120	1787	0.15

10年以上前には数%だったのですが、その後、次第に増えてきた様子が分かります。全メールに占める割合が15%というのですから、多いと感じるのも当然でしょう。

最近、MS WordやExcelのファイルが添付されていて、それに書き込んで返送するように指示されたメールを受け取ることが多いように感じます。このようにして受け取った添付メールの返信はまた添付メールになりますので、添付ファイルの送信者は上の統計に2倍の貢献をしているといえます。とくに、会合のなどの日程調整のために、日付を書き込んで都合を記入するようにというExcelファイルが多いと思います。

私はこの日程調整のような添付メールは好きではありません。こういった意見を持っている人は少なくないでしょう。多くは、メールの本文にテキストで返信用の項目を書けば済むことを、どうして添付ファイルを使うのでしょうか。人それぞれにメールを読む環境は違うでしょうが、少なくとも、日程調整のために別のアプリケーションで添付ファイルを開いて入力をするというのは面倒ではありませんか。

メールは次第に、小包や宅配便につける送り状のようになってきているのかも知れません。本体は添付されたファイルだというわけです。このような流れが続くとなると、とくに、添付ファイルの大きさへの関心も薄れそうです。今では、平気で4MBのファイルを添付して送ってくる非常識な人がいます。以前からネットワーク利用時の「常識」が問われていましたが、ますます、リテラシーを身につける必要性があるといえるでしょう。

昨年の秋に、アメリカFOX TVのドラマ「24(Twenty Four)」のことを知りました。

http://ja.wikipedia.org/wiki/24_-TWENTY_FOUR-

シーズン1は2001年に放映開始ということですから、ずいぶん昔のことです。

実は、2/15の「学術会議に関する朝日新聞社説について」で触れましたが、学術会議でビデオ会議の利用を検討している中で、「24」にWebExというWeb会議システムが出てくるという話を聞いたのがきっかけでした。以前から話題になっていたドラマだそうですが、それまではまったく知りませんでした。もっとも、WebExが出てくるのは2009年に公開されたシーズン7ですから、WebExの利用場面だけならばそれを見ればよかったことなのですが、話の筋というのもあるかと、まずはシーズン1からDVDを借りて観ることにしました。2001年のものです。ちなみに、シーズン7の場面では、

http://newsroom.cisco.com/dlls/2009/ts_032709.html

にあるように、ある人物が大統領の特赦を受けるための大統領のサインをWeb会議システムで共有して、重要な証言をするというところです。

ドラマの中では、大統領が飛行機内で執務中の副大統領と相談したり、離れた場所にいる政府関係者と会議をするのに、ビデオ会議(遠隔会議)システムを使う場面がよく出てきました。シーズン2あたりに出てきたように思います。2003年頃にホワイトハウスでは本当にこのようなことをしていたのでしょうか。初めのころは遠隔会議専用システムの代表格であるPolycomのマークが見えましたが、最近はこのような専用の機器ではなく、PC上のWeb会議システムが使われているようです。

WebExは研究室で1年ほど契約しています。簡単に、Webブラウザさえあれば多地点で画像、音声の会議ができます。PC画面の共有もできますので、プレゼンテーションには便利です。ただ、音声については、米国では電話を併用するというのが一般的だそうで、VoIPでの音声通話にはコツがいる感じです。

2地点でよければSkypeが便利です。最近、画面共有ができるようになりました。音声だけならば、多地点も問題ありません。もちろん、無料ですので、気楽に使えます。

3地点まで無料というのがAcrobat Connect Nowです。4地点以上になると有料のサービスが提供されています。

研究室ではこうしたビデオ会議システムを頻繁に使っています。最近のTVコマーシャルで、人が移動しないでよいので「エコである」といったものを目にしますが、そういった利点もあるでしょうが、なにより、移動に要する時間の節約というのも大きいでしょう。議論する内容を面と向かって議論するには適していませんが、ひとたび内容が決まったときの議論や、プレゼンテーションによる相談などには非常に便利です。

ドラマ「24」の場面では、これを含めて米国の大統領の近辺の情報機器の描き方に興味をもちました。

ドラマ「24」それ自体は、1シーズンが約45分×24巻=18時間ですから、シーズン7まで、ずいぶんと見たことになります。「おもしろい、おもしろくない、という以前に、続きを見ないわけにはいかない」といった感じの作りで、精神的に疲れる部分もありましたが、最近、米国で放映されたというシーズン8のDVDを待っています。

「情報システムの合理性」、最近までこのことばには馴染みがありませんでした。しかし、なかなか簡潔で要を得たことばだと思います。

パスポートの電子申請システムが実施されたことがあるということです。しかし、その制度・システムの2005年度利用はなんと103件で、1件あたりの経費が1,600万円程度かかっていたということです。さすがに2006年にはそれが廃止されました。これは極端な例でしょうが、このように、行政において制度を作っても利用度が極端に低いものがあるといわれています。

一昨日から所得税の確定申告が始まりました。私は毎年、この時期に確定申告をしていますが、平成16年分の申告からは国税庁のe-Taxのサイトで様式に入力し、手元のプリンタで印刷したものを提出しています。それ以前は、税務署から送られてきたカーボン複写式の所定の用紙に手書きで記入していました。そのときには電卓が必要でしたが、e-Taxのサイトでは自動的に計算されますので記入は楽になりました。表計算のようなもので、よくできていると思います。私は入力して印刷するためにe-Taxサイトを使っています。しかし、e-Taxの目標は「電子申請」、つまり、申告内容を印刷しないで、内容をネットワークを通じて提出するということだということです。

今年は、税務署からカーボン式の用紙は送られてこなかったのですが、代わりに、電子申請の勧めが届きました。電子申請のためには、区役所で住基カードに個人認証のIDを入れてもらい、さらにそのカードの読み取り器を購入する手間と費用がかかります。電子申請をすれば、その代償として1回に限り、所得税から5,000円減額するという案内でした。しかし、このように手間暇かけて申請書を電子的に送っても、源泉徴収票や領収書などの添付書類は相変わらず現物を届けなくてはいけないのです。どうしてこのような制度を推進しようとするのか理解できません。源泉徴収票などにすでにIDが振られていて、申請書に記入すればよいという状況ならば分かります。今のような中途半端なことで普及させようというのはいったいどういうことでしょう。

「電子申請」というのはいかにも先端的で見栄えのする制度のように聞こえます。しかし、現状では、環境条件が整っていません。私のように、e-Taxサイトのシステムで様式に記入して、それを印刷したものが提出されると、税務署ではその内容を(OCRを使うなどして)入力しなくてはなりません。その技術は成熟していますので手はかからないでしょうが、それでも数字以外の情報には今なお簡単ではないでしょう。現実的な対応はつぎのようなものではないでしょうか。様式はあくまでも人が見るためのものとして印刷できる形をとっているわけですが、ついでに、必要な情報を(たとえば、バーコードのように)符号化して、正確を期するためにサムチェックをつけたものを印刷して、申請書の本体に添えて提出するようにすれば、必要な情報の入力の精度を高めることができるでしょう。つねに「最先端」の技術が定着するわけではないことは、われわれはすでに学習したではありませんか。

このように、行政における情報システムが、利用者のために、また行政の効率化等のために効果を上げているかどうか、また、情報システムの導入と運用にあたって、費用対効果が見合ったものであるかどうか、さらに、制度やシステムに対する信頼を確保できるかどうかということを「情報システムの合理性」ということばで示すというのはどうでしょうか。「情報技術」が行政の目玉となったのは大昔のことです。社会のニーズを十分に把握して情報技術による合理的な情報システムの設計を行うための仕組みを検討すべきでしょう。

昨年の3月まで2年ほど、大学で産学連携の「サービスイノベーション研究会」のお世話をしながら、いろいろなことを勉強しました。委員長としてまとめた提言書は

http://www.ducr.u-tokyo.ac.jp/service-innovation/index.html

にあります。そこでは、経済活動だけではなく、公共サービスへの科学的視点が重要であると考え、その提言も行っています。情報社会における自らの経験が大事だと実感しました。

情報システムが合理的であることは企業活動ではあたりまえでしょうが、行政システムではそうではないというのが残念です。「競争がないからだ」ということも知れませんが、それだからこそ、社会が指摘できなくてはいけないといえましょう。